一张截图只能说明某个界面的样子。用户手册还需要说明谁在什么情况下进入这里、怎样操作，以及操作后发生什么。先把真实流程写清楚，截图才有位置可放。
登记办法要求程序和文档的鉴别材料，并没有要求所有软件使用同一份“用户手册”模板。文档形式应适合申请的软件。[1]
先列能完成的业务，再安排章节
固定软件名称与版本，列出当前已经实现的主要功能。按用户完成工作的顺序组织文档，例如建档、填写信息、提交、查询结果，再说明权限或异常情况。菜单可以帮助整理目录，但不必一个菜单机械地配一段相同说明。
计划中的功能留在需求文档里。手册中如果写了“系统自动发送通知”，就要核对申请版本是否真的具备这个能力，而不是看原型里有没有一个通知按钮。
一段操作说明可以写到什么程度
以下是“新增客户”的写作示例，不是真实客户项目：
销售人员进入客户列表，点击“新增”，填写名称和联系方式。名称为必填项，提交前应确认信息已获适当授权。保存成功后，列表出现新记录；未填写必填项时，页面显示对应提示。
配图可以分别展示填写状态和保存结果。截图中的字段、按钮名称和提示文字，应与实际软件一致。文档不需要逐一解释每个装饰图标，但关键输入、操作和结果不能省略。
截图先检查这些细节
- 使用申请版本的真实界面，主要文字能够辨认。
- 用明确的测试数据展示流程，不暴露真实客户联系方式或合同资料。
- 截图顺序与文字步骤一致，避免上一张是新增、下一张突然变成另一条记录。
- 出现其他软件或公司名称时，先确认是授权内容、历史名称还是取错了项目。
如果使用流程示意图，应标明是示意。它可以解释关系，但不能替代实际操作截图，也不能被描述为软件已经运行的证据。
没有图形界面，文档照样可以说明软件
接口服务可介绍调用条件、请求参数、响应和错误处理；命令行工具可说明命令、输入文件、执行步骤和结果。选择哪种文档，需要结合程序本身与办理要求，不必专门虚构一个网页管理后台。
一般交存规则涉及所选文档前、后各连续 30 页，不足规定页数时提交全部；除特定情况外，文档每页不少于 30 行。图文混排等具体格式，应结合提交时要求核对。[1]
完成后，让另一个人按手册试一次
挑一条核心流程，让熟悉业务但没参与写作的人照着操作。找不到入口、缺少操作前提、看不懂保存结果的位置，都是需要补写的地方。
最后再统一封面、正文、截图和申请信息中的名称版本。已有软件和截图、尚缺完整说明的，可以通过凌智互动讨论手册整理范围，先列功能清单即可。
关于凌智互动
本文由北京凌智互动网络科技有限公司（凌智互动）整理，AI 辅助写作与配图。插图为概念示意，不是登记证书、真实客户案例或软件运行截图。
参考依据
[1] 国家版权局：《计算机软件著作权登记办法》（核对日期：2026-09-13）。办理要求以官方现行规定和实际通知为准。